Eficiência impressiona. Eficácia transforma
Eficiência é fazer certo as coisas e eficácia é fazer as coisas certas.
Peter Drucker, uma das principais referências do mundo da Administração.
Se você já viveu por mais de um dia em uma organização, deve ter encontrado com “João Processo”.
Todas as empresas possuem pelo menos um. Competente tecnicamente, cumpridor de prazos, rigoroso com a escolha das informações. Focado em fazer melhor, é produtor das melhores apresentações em PowerPoint e quem cria o B.I. (Business Intelligence) da empresa.
Deve ter conhecido também um outro personagem, a “Maria Estratégia”. Menos popular que o primeiro, observadora, capaz de ler nas entrelinhas, captar reais causas e necessidades e – aparentemente, mas só aparentemente – tirar rápidas conclusões que mostram o caminho a ser seguido. Sempre preocupada em descobrir por que a para quê, e fazer a coisa certa, é o tipo que leva a organização para o próximo nível.
“João” atua em nível tático. “Maria”, como o nome diz, em nível estratégico. João é eficiente. Maria é eficaz.
Se observarmos o dia a dia de uma empresa moderna, vamos concluir que poucas coisas são tão ruins quanto fazer muito bem o que NÃO precisa ser feito. A sensação é de frustração, não é?
Por isso, temos que ser eficazes antes de sermos eficientes. São palavras parecidas, mas não são sinônimos. Vamos ver as definições, a partir do conceito do sábio Peter Drucker: Eficiência é fazer certo o que deve ser feito, fazer bem feito, aquilo que se sabe – previamente – ser importante para os resultados de uma empresa; Eficácia é fazer as coisas certas, aquelas que vão, de verdade, impactar positivamente os rumos da organização.
Parece apenas um jogo de palavras, mas são conceitos bastante diferentes. Os operadores portuários e os portos brasileiros, em consequência, com sua história mais do que centenária, funcionando em ambiente altamente regulado, sofrem mais do que outros tipos de negócios quando não conseguem diferenciar os dois conceitos. Pode significar a diferença entre a vida e a morte de um bom projeto.
Aliás, falando em história, se você voltar ao início da Revolução Industrial, verá que os conceitos de eficiência e eficácia já existiam, embora de forma simples e próximos. O artesão, ao fabricar pessoalmente seus próprios produtos, sabia escolher o que deveria ser feito e também construí-los da melhor forma. Era eficiente e eficaz.
Foi apenas no início do Século XX, já em pleno andamento da Revolução Industrial, que foi introduzido o conceito de organização do trabalho em tarefas separadas e sequenciais, realizadas por pessoas especializadas em cada atividade (por dois estudiosos chamados Frederick Taylor e Henri Fayol). A partir daí começou a fazer sentido separar as atividades administrativas e de gestão, daquelas operacionais. Daí para as “estratégicas” foi um pulo.
Vamos “desembaralhar” olhando exemplos, com perguntas e respostas:
De que tipo de processos estamos falando?
Eficiência: os Operacionais;
Eficácia: os Estratégicos.
Normalmente quem é responsável?
Eficiência: Ajudantes, Técnicos, Auxiliares, Assistentes, Analistas;
Eficácia: Gestores em todos os níveis.
Quais as Competências importantes para o Profissional que executa?
Eficiência: Compromisso, Concentração, Pontualidade, Respeito a regras, Criatividade;
Eficácia: Planejamento, Proatividade, Produtividade, Liderança.
O que é importante para dar certo?
Eficiência: Saber fazer. Perfeição na execução de cada tarefa;
Eficácia: Planejar os recursos disponíveis para que se trabalhe sobre os objetivos estratégicos da organização.
Como posso me tornar mais eficiente ou eficaz?
Eficiência: Com treinamentos relacionados às tarefas sob minha responsabilidade;
Eficácia: Permanecendo atento aos objetivos da empresa e questionando quando não estiverem claros. Esclarecendo sua Equipe, se for gestor.
Que resultados esperar se eu for eficiente ou eficaz?
Eficiência: Redução nos custos, no tempo. Melhoria na qualidade e na segurança;
Eficácia: Cumprir as metas estratégicas estabelecidas pela empresa.
Duas últimas observações: É possível ser eficaz sem ser eficiente e vice-versa. Eficiência e Eficácia, juntas, são condições absolutamente necessárias para que as empresas tenham produtividade e sejam competitivas.
Vamos torcer para que João e Maria deem as mãos e aprendam um com o outro.
