O importante e o urgente: siga o general!

“Os planos não são nada; o que conta é a planificação.” – Dwight “Ike” Eisenhower.

Dwight David Eisenhower foi General de Cinco Estrelas, patente que desde 1944 só 9 Oficiais receberam do Congresso Americano. Nomeado Comandante Supremo das Forças Aliadas durante a Segunda Guerra Mundial, assumiu essa posição em 1943. Tornou-se Comandante da OTAN – Organização do Tratado do Atlântico Norte em 1951 e foi Presidente da Universidade Columbia. Não satisfeito, elegeu-se duas vezes Presidente dos Estados Unidos, entre 1953 e 1961.

Tudo isso está nos Livros de História. Mas há, pelo menos uma, de suas contribuições que está em outra Seção da Biblioteca: a dos Livros de Negócios: a Matriz de Eisenhower.

A “Matriz” é uma ferramenta de planejamento, mais do que tudo do Tempo, na medida em que dá clareza a prioridade que as atividades devam ter em nosso dia a dia.

Ela o faz classificando as atividades em dois grupos: as Importantes e as Urgentes. Aspas para o Autor do conceito: “Tenho dois tipos de problemas: os urgentes e os importantes. O urgente não é importante e o importante nunca é urgente.” Isso é muito mais do que um jogo de palavras.

Vamos entender o que é urgente e o que é importante.

As urgentes são aquelas que, se não receberem atenção imediata, enfrentaremos consequências desagradáveis, logo em seguida. As atividades importantes são aquelas relacionadas aos objetivos do negócio. As urgentes estão nos níveis tático e operacional (mais nesse segundo), enquanto as importantes, no nível estratégico.

Duas dicas, antes de apresentar o modelo da matriz: por causa da definição você – em início de carreira – pode estar pensando que as atividades importantes, estratégicas, estão apenas nas agendas dos Executivos. Não é verdade. Estamos falando de atividades, não de processos. Isso quer dizer que uma delas, parte de um processo maior, podem fazer parte do seu dia a dia.

A segunda dica, é a mais importante: TODOS, assim mesmo com letras maiúsculas, enfrentamos atividades urgentes em um dia de trabalho. É impossível fugir delas, muito menos deixar de enfrentá-las. O segredo está em descobrir as suas causas, rapidamente, resolvê-las e (aí vem o pulo do gato) voltar imediatamente para as importantes. É fácil ficar escravo das atividades urgentes. Elas não param de aparecer.

Quando fazemos o contrário, voltando para as importantes, nosso poder de resolver problemas aumenta muito. Uma atividade importante, cem por cento resolvida, sem deixar pontas soltas, evita muitas e muitas futuras urgências.

Vamos voltar então para o Modelo da Matriz de Eisenhower?

Ela separa as importantes e as urgentes em quatro quadrantes, como se você dividisse uma folha de papel em branco em quatro partes iguais.

1. Importantes e urgentes;
2. Importantes, mas não urgentes;
3. Não importantes, mas urgentes;
4. Nem importantes, nem urgentes.

Perceba que saber diferenciar importância entre urgência é fundamental. Sem isso, nada feito. Então invista o tempo necessário para repassar as definições. Se puder fazê-lo junto com os demais envolvidos, melhor.

Conhecidos os quatro quadrantes, vamos entender o que fazer com as atividades que classificarmos em cada um deles:

1. Importantes e urgentes: FAÇA AGORA! Assuma pessoalmente a solução do problema e não o solte até que esteja completamente resolvido;
2. Importantes, mas não urgentes: AGENDE! Mas não os perca de vista. Não esqueça que importantes, não resolvidos, tem poder de virarem urgentes;
3. Não importantes, mas urgentes: DELEGUE! Mas não esqueça: quem delega, repassa poder. Então garanta que o profissional que recebe tem senso de urgência suficiente para entender a gravidade do problema;
4. Nem importantes, nem urgentes: DELETE! É o que diz a Matriz, mas eu tenho enorme receio de indicar dessa forma. Quarenta e um anos de carreira, são suficientes para entender a capacidade que os problemas têm de transformarem-se rapidamente. Eu prefiro recomendar como fazem os “chefs” de cozinha: RESERVE! (uma parte da receita que você vai usar mais tarde). Em outras palavras: dê menos atenção, mas mantenha-os no seu radar.

Sei que um texto onde aparecem tantas vezes as palavras urgente e importante, pode causar certa confusão. Vá com calma. Se quiser mais referências, Stephen Covey, em seu livro Os Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes, popularizou o conceito da Matriz.

Dicas finais: na tentativa de acelerar soluções é muito fácil confundir “fazer rápido” com “fazer com pressa“. Fazer rápido é executar de forma planejada. Fazer com pressa é o contrário.

Ainda: a Matriz também é conhecida por Matriz de Decisão de Eisenhower. Não adianta obter informação de qualidade se não tiver a intenção ou a coragem de usá-la.

Hudson Carvalho é Consultor em Estratégia de Gestão de Pessoas, Diretor Regional da WISDOM – Gestão Organizacional (Desenvolvemos Pessoas e Processos) para o ABCD e Baixada Santista e Diretor Executivo da ELABORE-ONLINE – Pessoas e Resultados.

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